モノづくり企業として1917年に創業した株式会社椿本チエイン。世界26の国・地域で、チェーン事業、モーションコントロール事業、モビリティ事業、マテハン事業をグローバルに展開しています。産業用スチールチェーンとタイミングチェーンシステムにおいては、世界シェアNo.1。モノづくり力、商品開発力、ソリューション提案力、グローバル対応力の4つの強みを生かし、お客様の期待を超えるさらなる価値の提供をし続けます。
新型コロナウイルス感染症（以下COVID-19）の影響下において、多くの組織では、安全配慮義務の観点から、タイムリーに従業員の方へ健康と安全に関する正確な情報を提供することを最重要事項として認識し、さまざまな対策を講じられています。
世界26の国・地域で業務に従事されている約8,500人の従業員の方とのコミュニケーション方法の改善に、いち早く組織一丸となって取り組まれた株式会社椿本チエイン様。株式会社椿本チエイン人事部 竹野様、野井様、松本様にお話を伺いました。株式会社椿本チエイン様は、インターナショナルSOS財団が主催する「2021年デューティ・オブ・ケア・アワード」（安全配慮義務を遂行するための取り組みをされている組織を表彰する賞）のコミュニケーション部門にエントリーし、その取り組みが評価され、ファイナリストに選ばれました。残念ながら受賞には至りませんでしたが、カスタマイズしたプラットフォームに必要な情報を集約し、Webを通じていつでもどこからでもアクセスを可能にした点において審査員から高く評価されました。
―御社が組織一丸となって、従業員の方とのコミュニケーション方法の改善を進めていくことになった背景を教えてください。
当社グループは、企業理念「TSUBAKI SPIRIT」において、「安全と品質はすべてに優先すること」を行動原則に掲げ、「安全基本方針」のもと、労働災害の防止と従業員の健康保持増進に取り組んできました。加えて、世界中で猛威をふるうCOVID-19の影響により、職場や労働者を取り巻く外的・内的環境が大きく変化する中、従業員に対する安全配慮義務を履行していくことは組織にとってより重要性を増すと認識しています。それを見越していたわけではありませんが、海外安全に関する正確な情報の迅速な収集・管理、これら情報の海外勤務者へのタイムリーな配信を含む円滑なコミュニケーションが海外安全対策の基本と考えていたため、人事部が主体となってプロジェクトを2020年8月に立ち上げました。
―プロジェクト立ち上げ当初、情報収集やコミュニケーション方法においてどのような課題があったのでしょうか。
海外渡航者向けの安全・健康に関する情報について、紙媒体のマニュアルに社内緊急連絡先や外務省海外安全ホームページなどを掲載し、重要な情報は別途メールで案内するなどの情報提供は行っていたものの、情報を一元的に管理することはできていませんでした。そのため、海外出張者や赴任者が安全対策の情報を収集する際に、情報を探す手間がかかる、不確実な情報を入手してしまうなどの弊害が起こっていました。
また、日本居住従業員向けの社内イントラネットは作成していたのですが、海外渡航者を対象とした社内イントラネットは作成していませんでした。日本居住勤務者向けの社内イントラネットは日本居住を前提に作成されたものであり、また海外勤務者はセキュリティの関係でアクセスすることが難しい状況でした。その結果、海外勤務者には、COVID-19に関する情報など必要な情報がタイムリーに共有されないという事態が生じていました。
インターナショナルSOSの専門家の知見が集約された健康と安全に関する情報プラットフォーム「ポータルサイト」をフル活用し、ワンプラットフォーム化へ
―そのような課題に対して、具体的にどのように改善されていかれたのか教えてください。
まず、インターナショナルSOS社が会員向けに用意している健康と安全に関する情報プラットフォーム「ポータルサイト」を活用し、当社海外出張者、赴任者、その帯同家族向けの一元化した情報提供プラットフォームにカスタマイズしようと考えました。その理由としてはインターナショナルSOS社の「ポータルサイト」では、COVID-19だけではなく、健康と安全に関する正確な情報が集約されているので一から作成する必要がなかったからです。また、当社は、世界26の国・地域にグローバルネットワークを構築しておりますので、いつでも海外からPCや携帯からでもアクセスできるように作成していこうと話し合いました。
インターナショナルSOS社の担当の方から丁寧なアドバイスをいただきながら、カスタマイズしたプラットフォームを作成した後、必要な情報を手間をかけることなく取得してもらえるように、提供する情報を海外出張者、海外赴任者およびそのご家族など対象者ごとに整理し、カテゴリー化しました。
―プラットフォームへ情報の拡充を積極的に行われているようですが、具体的にどのような情報を追加され、従業員の方へはどのようにプラットフォーム情報の周知をされているのでしょうか。
はい、当社はプラットフォームを単なる情報提供の場ではなく、コミュニケーションツールの一環として捉えています。COVID-19パンデミック時だけにとどまらず、ウィズコロナ・アフターコロナにおいても、従業員の健康保持増進への取り組みをさらに強化するため、情報の拡充を行おうと考えました。例えば、海外で長期間隔離を余儀なくされた場合に利用できる日本製品の物資サービスのURLリンク、社内誌やコロナウイルスに関する社内通達のアーカイブリンク、海外渡航者向けのeラーニングリンク（インターナショナルSOS社のサービス）、各国の医療とセキュリティ評価を反映したリスクマップのリンク（インターナショナルSOS社作成）などをプラットフォームへどんどん組み込んでいきました。
周知方法としては、社内のイントラネットが別にあるのですが、そこにこのプラットフォームのタブを組み込み、誘導しました。海外赴任者に対しては、赴任前にプラットフォームのQRコードを提供したり、海外赴任者マニュアルに掲載したりしています。
―”2021年デューティ・オブ・ケア・アワード”の審査員も高評価していたプロジェクトの結果を教えていただけますでしょうか。
私たちも非常に驚いているのですが、アクセス数がプロジェクト前より約9倍となりました。従業員からも必要な情報に簡単にアクセスできるなど良いフィードバックをもらっています。さらに情報取得についての「方法」に関する問い合わせが以前は多かったのですが、今はその件数も大幅に減少しましたので情報取得の容易さが増しているとみています。
従業員の方が安心して業務に従事してもらうような環境を提供しつづける
―今後、プラットフォームをさらに改善していく予定はありますでしょうか。
はい、エンドレスですね（笑）。健康や安全情報だけにとどまらず、海外赴任者の生活をより豊かにするお役立ち情報を掲載する、安全管理に対する海外渡航者の動機付けを促進するためさらにeラーニングへの受講を推進していきたいです。
―組織向けの渡航リスク管理の指針「ISO31030:2021」が2021年9月に発行されました。渡航者のリスク管理において組織としてどのように対策をとっていけばよいのかという指針が設けられたことをうけ、御社では「ISO31030:2021」をどのようにとらえていらっしゃいますか。
先日、御社の「ISO31030: 2021」についてのセミナーに当社の担当者が参加させていただきました。そのセミナー内で、「ISO31030:2021」には、渡航者との「コミュニケーション」を効果的にとる必要があること、またサービスプロバイダーの活用法やコミュニケーション手段についてもあらかじめ渡航者に伝えておく必要があるということが明記されていることを知りました。今回当社が積極的に取り組んできたことは間違いなかったのだなと確認できました。今まできちんとした指針がなかったため手探りな部分も多々ありましたが、この指針により渡航リスク管理対策がしやすくなるのではないかと考えています。
―組織向けの渡航リスク管理の指針「ISO31030:2021」の作成においては、長年にわたる実務経験や専門知識に基づき、弊社の医師およびセキュリティ専門家が、国際標準化機構（ISO）に対してアドバイスならびにサポートをさせていただいております。弊社では、ISO31030:2021に基づき組織の渡航リスク管理を始めたい、もしくは再構築したい組織に対しても最適なご提案をさせていただくことが可能です。ご質問がございましたら弊社までお問い合わせください。
インターナショナルSOSは、世界中の従業員の方の健康と安全を守るために必要な正確な情報を提供し続け、会員の皆様が安全に事業を遂行できるよう、全力でお手伝いをさせていただきます。
お客様情報
株式会社椿本チエイン様
https://www.tsubakimoto.jp/
取材日：2022年4月